Regulamento
Regulamento Geral dos Expositores - Expofred 2025
Atenção!
Este manual fornece ao expositor, bem como às pessoas, empresas e demais terceiros por ele envolvidos, todas as diretrizes, informações e normas essenciais para o adequado funcionamento da EXPOFRED 2025.
É fundamental que todas as normas aqui previstas sejam rigorosamente lidas e cumpridas pelos expositores, seus colaboradores, fornecedores e demais contratados, para o fim de garantir a organização e a segurança do evento, prevenindo qualquer tipo de transtorno.
O desconhecimento das disposições deste manual não exime o expositor e seus contratados, incluindo montadores, decoradores, subcontratados e quaisquer outros envolvidos, das responsabilidades, penalidades, multas e sanções aqui previstas. Logo, o expositor e seu preposto assumem, de forma solidária e independente da ordem de nomeação, todas as consequências decorrentes do descumprimento das normas estabelecidas.
1. Informações Gerais
1.1. Realização e Promoção
A EXPOFRED é um evento realizado pela AEFW – Associação Empresarial e pela Prefeitura Municipal de Frederico Westphalen, tendo sua promoção sob responsabilidade da AFRED – Associação Frederiquense de Desenvolvimento.
1.2. Comunicação, Correspondência e Contratos
ASSOCIAÇÃO FREDERIQUENSE DE DESENVOLVIMENTO – AFRED
Endereço: Rua José Cañellas, n° 258, Frederico Westphalen, RS, CEP: 98400-000
WhatsApp: (55) 93618-1631
Site: www.expofred.com.br
E-mail: comercial@expofred.com.br
1.3. Local da Feira Multissetorial
Parque de Exposições Monsenhor Vitor Batistella, situado às margens da Rodovia BR 386, Km 31, Frederico Westphalen, RS.
2. Informações Institucionais
2.1. A Feira
A EXPOFRED – Exposição Multissetorial é um evento oficialmente inserido no Calendário de Eventos do Município e do Estado, conforme disposto na Lei Municipal nº 2.276, de 30 de dezembro de 1998, na Lei Estadual nº 13.977, de 23 de abril de 2012, e no Ato de Constituição da Presidente, estabelecido pela Portaria Municipal nº 276, de 12 de julho de 2024.
2.2. Missão
Proporcionar aos setores de prestação de serviços, tecnologia, indústria, comércio, agronegócio, agricultura familiar, artesanato e demais segmentos do mercado, um ambiente estruturado para a divulgação e a comercialização de seus produtos. Além disso, a EXPOFRED busca fomentar novas iniciativas que impulsionem o desenvolvimento das empresas, do município e da região, criando um espaço dinâmico e propício para negócios, cultura e lazer.
2.3. Realização
A EXPOFRED 2025 será realizada de 30 de abril a 04 de maio de 2025, no Parque Municipal de Exposições Monsenhor Vitor Batistella, na cidade de Frederico Westphalen/RS
3. Normas Gerais
3.1. Montagem, Estandes e Expositores
Os espaços destinados aos expositores, tanto internos quanto externos, estarão disponíveis para montagem conforme as condições estabelecidas no contrato firmado.
Durante o período de montagem dos estandes, será permitido o acesso de veículos ao interior do Parque, desde que vinculados às atividades do expositor e respeitado o horário estabelecido, das 08h às 23h. O acesso será concedido mediante a apresentação de credencial.
O Parque permanecerá fechado ao público durante a montagem, sendo permitido o ingresso apenas e somente de pessoas devidamente credenciadas, com credenciais fornecidas pela Comissão Organizadora no local.
Cabe ao expositor identificar-se na entrada do Parque junto à Comissão Organizadora para obtenção da liberação de acesso e retirada das credenciais necessárias.
No período de montagem, não será permitida a permanência de veículos em áreas não autorizadas pela Comissão Organizadora.
É de total responsabilidade do expositor realizar a montagem completa do estande, garantir a limpeza do espaço e providenciar a remoção de materiais não utilizados.
3.2. Horário de Montagem dos Estandes
A montagem dos estandes, tanto internos quanto externos, deverá ocorrer dentro do período estipulado em contrato, das 08h às 23h. O prazo final para a conclusão da montagem é até as 23h do dia 29 de abril de 2025.
3.3. Recebimento de Mercadorias
A Comissão Organizadora não receberá, sob nenhuma circunstância, produtos, mercadorias, equipamentos e/ou quaisquer outros itens pertencentes às empresas expositoras. A responsabilidade pelo recebimento desses materiais será exclusivamente do expositor.
Recomenda-se que o expositor designe uma pessoa responsável para estar presente no estande durante a entrega de mercadorias, equipamentos ou objetos destinados à exposição.
Além disso, a Comissão Organizadora não se responsabiliza por furtos, perdas ou extravios de mercadorias ou quaisquer outros bens, tanto durante o período de montagem dos estandes, quanto durante a realização do evento.
3.4. DEPÓSITO PARA MERCADORIAS:
A EXPOFRED 2025 não disponibiliza depósito em pavilhão ou tenda para o armazenamento de mercadorias e materiais dos expositores.
Dessa forma, cabe ao expositor providenciar um local adequado para a acomodação de suas mercadorias e embalagens, garantindo sua organização e preservação até o encerramento da Feira, quando deverão ser encaminhadas de volta às respectivas empresas.
3.5. DESMONTAGEM:
A desmontagem dos estandes e desmobilização geral da Feira ocorrerão após o encerramento do evento, no dia 04 de maio de 2025, até às 00h.
A partir das 18h, será permitida a entrada de veículos no Parque para auxiliar no processo de desmontagem, sendo expressamente proibido o acesso de veículos antes desse horário.
A Comissão Organizadora não se responsabiliza por furtos, perdas ou extravios de mercadorias e/ou quaisquer outros objetos durante o período de desmontagem dos estandes, não sendo admitidas reclamações posteriores.
É de responsabilidade exclusiva do expositor a desmontagem e retirada de produtos e equipamentos de seu estande, conforme os prazos e condições estabelecidos neste regulamento.
Recomenda-se que, após o último dia de Feira, todos os mostruários e objetos de valor sejam retirados, para o fim de evitar roubos, furtos, avarias e extravios.
Para a realização da desmontagem, é imprescindível a apresentação das credenciais de expositor. Sem a credencial, o acesso não será autorizado.
4. Adesão e Aceitação das Normas
4.1. Participantes
Serão aceitas como expositores todas as empresas dos setores industriais, comerciais, agropecuárias, de prestação de serviços, tecnologia e entretenimento, atuando nos diferentes ramos, assim como representantes, distribuidoras, sociedades, fundações, cooperativas e associações, devidamente constituídas e legalmente estabelecidas, com atividades regulares.
4.2. Intransferibilidade
O expositor não poderá transferir, total ou parcialmente, quaisquer direitos e/ou responsabilidades assumidas com relação à EXPOFRED 2025, nem 7 sublocar ou ceder qualquer parcela ou toda a área que lhe foi designada, salvo mediante autorização expressa da Comissão Central.
4.3. Irretratabilidade
Após o pagamento, total ou parcial, do valor da locação, caso o expositor desista de participar da EXPOFRED 2025, independentemente do motivo, o valor pago não será reembolsado, podendo a Comissão Organizadora relocar o espaço reservado.
O expositor poderá indicar outro locatário para ocupar o espaço, porém, a Comissão Organizadora reserva-se o direito de aceitar ou recusar a indicação, sem prejuízo da aplicação e cobrança da multa contratual prevista no Contrato.
4.4. Pagamentos em Atraso
Os expositores com pagamentos em atraso deverão regularizar de forma imediata os seus compromissos financeiros com a EXPOFRED 2025, no prazo máximo e impreterível até o dia 30 de março de 2025, para que possam obter a liberação da área destinada à montagem de seus estandes.
Caso os pagamentos não sejam efetuados dentro do prazo estabelecido, a participação do expositor no evento será VETADA, e o espaço será realocado para outro expositor.
5. Locações
Além das cláusulas específicas do Contrato de Locação, as relações entre as partes estarão sujeitas às seguintes disposições:
5.1. Responsabilidade da EXPOFRED
A EXPOFRED 2025 oferecerá aos expositores, como parte da locação dos estandes INTERNOS e EXTERNOS, os seguintes serviços por hora:
- Delimitação do espaço adquirido com divisórias;
- Iluminação geral nas áreas de circulação, incluindo um ponto de luz e um ponto de energia;
- Limpeza geral das áreas de circulação;
- Programação artística, social e cultural, além de opções de lazer e praça de alimentação.
5.2. Localização das Áreas
A Comissão Organizadora será responsável por determinar a localização dos estandes dentro de cada setor, conforme os módulos de participação, levando em consideração as necessidades técnicas de montagem e os interesses mercadológicos do evento.
O expositor não poderá, sob nenhuma hipótese, realizar qualquer intervenção física em áreas fora de seu estande, nem danificar a estrutura do parque ou dos pavilhões.
É expressamente proibida a troca de estandes entre os expositores, independentemente do motivo.
5.3. Redistribuição das Áreas
Caso se faça necessário, a Comissão Organizadora poderá redistribuir ou remanejar as áreas ou setores do evento, com o objetivo de otimizar sua localização no Parque, sempre respeitando as dimensões e características específicas de cada espaço.
6. Responsabilidade Civil
O expositor será integralmente responsável pelos danos causados aos promotores e/ou a terceiros dentro do Parque Municipal de Exposições, decorrentes de ações e/ou incidentes envolvendo pessoas, equipamentos ou animais vinculados ao expositor e que, de alguma forma, participem do evento, conforme as seguintes disposições:
a) É expressamente proibida/vedada a entrada de explosivos, substâncias inflamáveis ou produtos que representem risco à segurança pública no Parque Municipal de Exposições Monsenhor Vitor Battistella;
b) A venda de produtos alimentícios nos estandes só será permitida mediante a apresentação prévia do Certificado de Saúde Pública, atestando as condições dos produtos;
c) A exposição de animais vivos nos estandes internos dos pavilhões não será permitida, exceto no pavilhão destinado para essa finalidade;
d) A demonstração de equipamentos e aparelhos de som será permitida apenas de forma que não prejudique o público ou os demais expositores, restrita ao espaço do estande, salvo para expositores fabricantes de aparelhos de som e similares;
e) Ao término da Feira, os expositores deverão deixar seus estandes em perfeito estado de limpeza e conservação, sendo responsáveis pelos custos de qualquer dano ou estrago ocorrido;
f) A venda de bebidas alcoólicas a menores de 18 anos é proibida dentro do Parque Municipal, conforme a Lei nº 9.294 de 15 de julho de 1996;
g) O expositor deverá manter seus artigos de exposição no estande até o encerramento da Feira. A retirada antecipada, sem autorização da Comissão Organizadora, resultará em multa equivalente ao dobro do valor pago pelo aluguel do estande;
h) Os expositores devem manter extintores de incêndio conforme o PPCI (Plano de Prevenção e Combate a Incêndios), fixados em local visível no estande, sob pena de rescisão do contrato, além de se responsabilizarem pelos danos decorrentes de eventuais sinistros;
i) É facultado aos expositores contratar seguro para cobrir danos decorrentes de casos fortuitos ou de força maior, bem como em relação ao pessoal funcional em serviço na Feira, ao estande, bens, produtos, serviços e materiais expostos ou utilizados no local.
7. Promoções, Sorteio e Propaganda
É estritamente proibida a exposição, distribuição de brindes e qualquer forma de publicidade, direta ou indireta, de produtos de empresas não participantes no estande do expositor.
Também é terminantemente proibida a realização de jogos, rifas ou qualquer atividade similar, mesmo com caráter beneficente, dentro da exposição, salvo se houver autorização expressa da Receita Federal e da Comissão Organizadora.
A colocação de faixas, banners, outdoors ou qualquer outra forma de divulgação fora do estande contratado é igualmente proibida.
O descumprimento das normas confere à Comissão Organizadora o direito de recolher os produtos e materiais em desacordo, além de interditar o funcionamento do estande, o que o expositor concorda expressamente.
A distribuição de brindes, amostras, folders, flyers, catálogos e degustação é permitida exclusivamente dentro do estande contratado, e deve conter informações institucionais e promocionais da empresa responsável pelo estande.
A EXPOFRED 2025 reserva-se ao direito de fazer cessar a distribuição, sempre que estiverem ocasionando distúrbios ou aglomerações.
8. Atualizações Cadastrais
O expositor deverá informar à Comissão Organizadora sobre quaisquer alterações em sua composição societária, diretoria, endereço, telefone, linha de produção, pessoas credenciadas para representação, ou outras informações relevantes. As atualizações devem ser comunicadas através do WhatsApp no n°: (55) 9 3618-1631.
9. Encargos Fiscais e Sociais
O expositor será o único responsável pela regularidade de suas atividades, no que se refere aos aspectos sociais e fiscais, assim como pelos encargos decorrentes dessas atividades durante o evento.
Todas as providências fiscais, especialmente quanto ao transporte de mercadorias e equipamentos, desde a origem até o local de exposição e eventuais retornos, serão de exclusiva responsabilidade do expositor.
O expositor é obrigado a portar a NF de transporte de mercadorias durante todo o período do evento.
As obrigações trabalhistas, o cumprimento da legislação trabalhista, as contratações de seguro para trabalhadores e o pagamento de indenizações, inclusive por acidentes de trabalho, serão de responsabilidade exclusiva do expositor.
10. Estandes
Durante a construção, instalação e manutenção dos estandes, o expositor deverá observar e garantir o cumprimento das seguintes recomendações:
10.1. É proibido ao expositor realizar qualquer pintura ou modificação nas instalações do local de exposição, mesmo que justificadas para atender aos seus interesses, sem a autorização prévia e expressa da Comissão Organizadora.
10.2. Apenas e tão somente serão permitidos jardins, plantações e outras espécies ornamentais quando contidas em vasos, cestos ou outros recipientes removíveis. É vedado o uso de terra solta, areia, pedra ou materiais semelhantes para a criação de jardins.
10.3. Nos estandes internos, não será permitida a construção de alvenaria, mesmo que de pequena proporção, sem a autorização prévia e expressa da Comissão Organizadora. Caso seja permitida, o expositor será responsável pela remoção de materiais e entulhos.
10.4. O expositor deverá manter, durante o evento e nos horários de visitação pública, pessoas treinadas e capacitadas para receber as visitas e demonstrar adequadamente os produtos e serviços expostos.
10.5. A limpeza das áreas de atividade será responsabilidade do expositor, devendo ser realizada até 30 (trinta) minutos antes do início do expediente de visitação pública. Os materiais acumulados ou recolhidos devem ser removidos pelo expositor aos locais indicados pela Comissão Organizadora.
11. Credenciais Permanentes
O expositor deverá retirar as credenciais (crachás) permanentes junto à Comissão Organizadora com, no mínimo, uma semana de antecedência.
As credenciais deverão estar identificadas com o nome da empresa e são obrigatórias para o acesso ao Parque Municipal de Exposições, devendo ser usadas durante todo o período em que o expositor permanecer no local.
Cada expositor terá direito a credenciais nominativas e permanentes para o acesso ao Parque de Exposições, com exceção da área de shows, conforme o número de estandes locados:
a. Credenciais de Estacionamento:
- Para 01 (um) estande: 02 (duas) credenciais de estacionamento.
- Para 02 (dois) estandes: 03 (três) credenciais de estacionamento.
- Para 03 (três) estandes: 04 (quatro) credenciais de estacionamento.
- Para 04 (quatro) estandes ou mais: 05 (cinco) credenciais de estacionamento, sendo este o número máximo de credenciais fornecidas.
b. Credenciais para Identificação de Trabalhadores:
- Para 01 (um) estande: 03 (três) credenciais de trabalho.
- Para 02 (dois) estandes: 05 (cinco) credenciais de trabalho.
- Para 03 (três) estandes: 07 (sete) credenciais de trabalho.
- A cada estande adicional, serão fornecidas mais 2 (duas) credenciais de trabalho.
12. Horário de Funcionamento
A EXPOFRED 2025 seguirá os horários abaixo, que poderão ser alterados a qualquer momento, conforme decisão da Comissão Organizadora:
Horários de Funcionamento:
- Quarta-feira, 30/04/2025: 12h às 22h
- Quinta-feira, 01/05/2025: 10h às 22h
- Sexta-feira, 02/05/2025: 10h às 22h
- Sábado, 03/05/2025: 10h às 22h
- Domingo, 04/05/2025: 10h às 17h
Após o encerramento de cada dia, o acesso aos pavilhões será restrito e as áreas serão fechadas pelos responsáveis pela segurança. Caso o expositor precise acessar o pavilhão antes do horário de abertura ao público ou durante o período de limpeza, deverá apresentar sua credencial, juntamente com um documento de identificação, ao vigia de serviço no local.
Horário de Reposição de Mercadorias: O horário para a reposição de mercadorias será diariamente, das 7h às 9h30min. Durante o período, a entrada de veículos no Parque será expressamente proibida.
13. Termo de Compromisso Ambiental
Todos os expositores, montadores e prestadores de serviço deverão adotar medidas sustentáveis no manejo de resíduos gerados antes, durante e após a realização do evento, incluindo, mas não se limitando a:
- Adoção de recipientes apropriados à separação e descarte de resíduos recicláveis e orgânicos;
- Vedação ao despejo irregular de líquidos, substâncias químicas e/ou resíduos tóxicos no solo ou sistema de drenagem do Parque de Exposições;
- Responsabilidade do expositor em providenciar a remoção de materiais e detritos ao final do evento.
O descumprimento das disposições desta cláusula poderá acarretar sanções administrativas, incluindo multas e até mesmo a interdição do estande, sem prejuízo de eventuais responsabilidades ambientais civis e criminais.
14. Segurança e Primeiros Socorros
A Secretaria de Saúde de Frederico Westphalen será a única e exclusiva responsável por disponibilizar os serviços de atendimento médico e primeiros socorros durante a EXPOFRED 2025, garantindo o suporte necessário às pessoas que circulam dentro do Parque de Exposições.
14.1. A Comissão Organizadora não terá qualquer responsabilidade sobre o atendimento médico que será prestado no evento, cabendo exclusivamente à Secretaria de Saúde a gestão dos recursos humanos e materiais necessários à prestação desse serviço.
14.2. Em caso de acidente, mal súbito ou qualquer emergência médica, os expositores, visitantes e demais envolvidos no evento deverão acionar imediatamente a equipe da Secretaria de Saúde presente no local.
14.3. Os expositores deverão cumprir todas as normas de segurança estabelecidas pelo Corpo de Bombeiros e demais órgãos competentes, incluindo a manutenção de extintores de incêndio em seus estandes e a adoção de medidas preventivas contra riscos elétricos e estruturais.
14.4. O não cumprimento das normas de segurança poderá resultar em sanções, incluindo a interdição do estande e a responsabilização do expositor pelos danos eventualmente causados.
15. Direitos de Uso de Imagem
Os expositores, ao participarem da EXPOFRED 2025, autorizam a Comissão Organizadora a captar, utilizar e divulgar imagens, fotografias e vídeos de seus estandes e de sua equipe para fins institucionais, promocionais e publicitários do evento, sem qualquer ônus para ambas as partes.
15.1. A utilização das imagens será restrita à divulgação da EXPOFRED 2025 em mídias digitais, impressas, televisivas, redes sociais e outros meios de comunicação, respeitados os bons costumes e a legislação aplicável.
15.2. Caso o expositor tenha restrições quanto ao uso de sua imagem, deverá comunicar formalmente à Comissão Organizadora, por escrito, até 15 dias antes do início do evento, sendo que a ausência de manifestação será interpretada como consentimento tácito.
15.3. Em nenhuma hipótese os expositores poderão reivindicar qualquer tipo de compensação financeira ou indenização pelo uso das imagens captadas no âmbito do evento.
16. Disposições Gerais
16.1. O expositor está proibido de operar motores de combustão na área interna dos pavilhões do Parque, bem como da utilização de materiais explosivos, gases não inertes, substâncias tóxicas ou quaisquer outros combustíveis.
16.2. Os corredores e ruas do Parque são áreas de uso comum, sendo vedada a realização de atividades de aliciamento de visitantes, distribuição de impressos, propaganda política, religiosa ou racial, bem como a comercialização de produtos. Também não será permitida a colocação de faixas, cartazes ou objetos de decoração nesses espaços, salvo aquelas promovidas pela Comissão Organizadora.
16.3. Os expositores que operam na área de alimentação devem cumprir rigorosamente as normas de higiene do local e garantir a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos ao público, estando sujeitos à fiscalização sanitária e à fiscalização direta da Comissão Organizadora.
16.4. O pessoal que atua nas áreas de alimentação deverá estar devidamente uniformizado.
16.5. O fornecimento de bebidas deverá obedecer às determinações da Comissão Organizadora, no que se refere à forma de distribuição e à fixação das tabelas de preços. As tabelas de preços de produtos alimentícios e bebidas deverão ser visíveis aos visitantes, para que estes possam consultar os valores com facilidade.
16.6. Qualquer reclamação dos expositores deverá ser encaminhada por escrito à Central de Atendimento da Comissão Organizadora.
16.7. A Comissão Organizadora não se responsabiliza pelos resultados das vendas, negócios ou parcerias realizadas pelos expositores, isentando-se de qualquer responsabilidade ou reclamação a esse respeito.
16.8. A comercialização ou venda de produtos por ambulantes no Parque Municipal de Exposições Monsenhor Vitor Battistela é terminantemente proibida.
16.9. A EXPOFRED 2025 não se responsabiliza por danos decorrentes de morte ou fuga de animais, extravio de mercadorias, máquinas, equipamentos ou utensílios, nem por qualquer outro bem ou pertencente de uso pessoal dos expositores.
16.10. Os estandes utilizados por entidades beneficentes, associações, permutas ou outras entidades estarão sujeitos às mesmas disposições que regem os demais expositores.
16.11. É proibida a realização de atividades durante a EXPOFRED 2025 que não correspondam ao ramo cadastrado no CNAE da empresa expositora.
16.12. É terminantemente proibida a abordagem vexatória de visitantes fora do estande locado. A Comissão Organizadora está autorizada a encerrar as atividades do estande caso essa norma seja desrespeitada.
16.13. O serviço de internet fixa e por rede Wi-Fi será fornecido exclusivamente pela empresa TchêTurbo Provedor de Internet. A contratação de outro provedor durante o evento é expressamente proibida. A empresa TchêTurbo está autorizada a interromper o fornecimento de internet do estande caso haja descumprimento dessa regra.
16.14. A EXPOFRED 2025 recomenda que os expositores entrem em contato com a TchêTurbo com antecedência para conhecer os pacotes de internet fixa exclusivos para estandes. A Comissão Organizadora não aceitará reclamações posteriores quanto à instabilidade da rede Wi-Fi aberta ao público.
16.15. É vedado o ingresso de bebidas de qualquer espécie no Parque Municipal por parte dos expositores ou seus colaboradores, em razão de contrato de exclusividade para comercialização durante o evento.
16.16. O expositor deverá adquirir exclusivamente bebidas para consumo ou revenda no Parque Municipal da distribuidora oficial de bebidas da EXPOFRED 2025, em respeito à exclusividade estabelecida.
16.17. Este regulamento pode ser alterado a qualquer momento, a critério da Comissão Organizadora da EXPOFRED 2025, sem aviso prévio.
16.18. Dúvidas ou omissões em relação ao presente regulamento serão resolvidas pela Comissão Organizadora.
17. Aceitação das Normas
O descumprimento de qualquer norma deste regulamento, bem como das recomendações que a Comissão Organizadora venha a estabelecer antes ou durante a realização da EXPOFRED 2025, acarretará, conforme a gravidade da infração, em advertência ao expositor ou no encerramento das suas atividades, com o consequente fechamento do respectivo estande.